Vous pensez prendre votre retraite? (3e partie)

2 avril 2024

Pour certains avocats solos, la retraite signifie la fermeture du cabinet. D’autres choisissent de transférer la propriété de leur bureau à un avocat. Sans prétendre à l’exhaustivité, voici quelques mesures préventives dans un contexte de fermeture ou de transfert de votre cabinet :

Tout d’abord, concernant les employés (Ex. : votre adjointe), informez ces derniers suffisamment à l’avance de votre départ à la retraite. En matière de prévention des poursuites en responsabilité professionnelle, ils ont un rôle à jouer dans la planification de votre départ. Par exemple, demandez leur aide pour mettre en ordre vos dossiers. Assurez-vous que votre personnel connaisse bien les procédures internes du cabinet et l’endroit où sont conservées vos listes de coordonnées des clients et des fournisseurs. Enfin, dans certains cas, vos employés seront les mieux placés pour assister l’avocat ayant acquis votre cabinet à se familiariser avec certains logiciels utilisés.

Selon les circonstances, vous devrez procéder à la résiliation de votre bail, à la fermeture de comptes et à la résiliation de contrats avec certains fournisseurs. De même, il se peut que vous décidiez de disposer de certains biens, tels que le mobilier, des fournitures de bureau, le photocopieur, l’imprimante et les ordinateurs. Quant à l’équipement informatique, veillez à respecter vos obligations relativement à la confidentialité et à la conservation de vos dossiers. Avant de vous départir de ces biens, assurez-vous que toutes les informations confidentielles ont été supprimées des disques durs. À ce sujet, mieux vaut confier la tâche à des experts en informatique.

Également, votre nom devra être retiré du papier à lettres, de l’enseigne, ainsi que du site Internet ou tout autre support papier et électronique du cabinet. Vous devez éviter toute confusion ou illusion à l’effet que vous continuez de pratiquer au sein de ce bureau.

Veillez à ce que vos courriels, votre courrier et vos appels téléphoniques soient redirigés à l’avocat cessionnaire. Ce dernier doit avoir accès à votre boîte de messagerie courriel, votre boîte vocale et votre système d’agenda. Prévoyez un message téléphonique préenregistré indiquant votre départ à la retraite et les coordonnées de l’avocat cessionnaire. Un message semblable est également nécessaire pour votre boîte courriel.

Assurez-vous que les procédures internes du cabinet soient à jour et transmettez une copie de ces dernières à l’avocat cessionnaire. Ces procédures peuvent porter sur les aspects suivants de votre pratique :

• Procédures d’ouverture et de fermeture des dossiers;
• Manière dont les dossiers sont organisés/méthode de classement;
• Fonctionnement du système de recherche de conflits d’intérêts;
• Fonctionnement de votre système d’agenda;
• Endroit où sont conservés les biens des clients;
• Coordonnées des clients;
• Coordonnées des fournisseurs;
• Mots de passe des logiciels utilisés par le cabinet;
• Accès au site Internet du cabinet et de ses médias sociaux.

Enfin, n’oubliez pas d’aviser le Syndic du Barreau du nom de l’avocat cessionnaire pour vos dossiers. Si vous conservez le statut d’avocat à la retraite, faites votre changement d’adresse auprès des greffes du Barreau. En cas contraire, n’oubliez pas de transmettre votre avis de démission du Tableau de l’Ordre.

Dans tous les cas, ne sous-estimez pas l’ampleur des démarches à effectuer lors de la fermeture ou la vente de votre cabinet. Donnez-vous suffisamment de temps pour mener à terme ces dernières de façon adéquate et sans stress.

Références :

Lawyers Mutual Liability Insurance Company of North Carolina, Plan Ahead for Closing a Law Practice – Procedures for Retirement, Moving to a New Firm, or Your Death or Disability, juillet 2016, en ligne : https://nmcdn.io/e186d21f8c7946a19faed23c3da2f0da/556712d9bf0f4cb2a916cc810687d52b/files/risk-management-resources/practice-guides/Closing_Practice.pdf.  

Barreau du Québec, Êtes-vous prêt? 25 questions pour évaluer la planification de votre retraite, Octobre 2018, en ligne : https://www.barreau.qc.ca/media/3krjsfhe/guide-planification-retraite.pdf.