Comment répondre « non » pour éviter une surcharge de travail

1er septembre 2022

Déjà septembre, les vacances estivales sont derrière nous et la rentrée judiciaire se prépare. En cette période de l’année, le retour au bureau est souvent synonyme de nouveaux projets et de nouveaux dossiers.

Cependant, une question émerge : Avez-vous le temps nécessaire pour mener à bien ce nouveau mandat qu’on souhaite vous confier? Pour siéger sur un nouveau conseil d’administration à la demande d’un client? Pour rédiger et présenter prochainement une conférence?

Nous avons tendance à être optimistes et à répondre de manière positive aux demandes qui nous sont présentées, mais… avons-nous vraiment le temps?

Se consacrer à de nouvelles activités, professionnelles ou autres est un défi enrichissant à condition que cela ne soit pas au détriment d’autres activités pour lesquelles nous nous sommes engagés.

Si, après un examen de notre agenda et de nos obligations actuelles, il s’avère difficile de consacrer le temps requis à ces nouveaux projets, il est impératif de répondre par la négative et dans les meilleurs délais à la personne qui en a fait la demande.

Dire « non » n’est pas chose aisée, alors voici quelques conseils pour répondre négativement, mais avec tact aux demandes qui vous sont faites.

Remerciez votre interlocuteur : La courtoisie est toujours un atout! Remerciez votre interlocuteur d’avoir pensé à vous puisque sa demande est un signe d’estime à votre égard.

Expliquez sans justifier : Sans vous justifier, indiquez sommairement pourquoi vous ne pouvez accepter. Par exemple, à cause d’un surcroît de travail au cours des prochains mois, d’un conflit d’intérêts (dont vous ne divulguerez nullement la raison puisque cela est confidentiel), etc. Une courte explication ne laissera pas le vide qu’un simple « non » pourrait créer et évitera que votre interlocuteur interprète votre réponse négative de manière biaisée.

Aucune ambiguïté : Pour maintenir de bonnes relations avec les clients et collègues, évitons tous malentendus. Exprimez clairement et poliment votre impossibilité d’accepter le projet que l’on souhaite vous confier afin que votre interlocuteur comprenne qu’il doit poursuivre ses recherches pour déléguer à quelqu’un d’autre son mandat ou son projet.

Limitez les palabres : Si votre interlocuteur est tenace et tente de vous faire changer d’avis alors que votre position est prise, changez de sujet de conversation afin d’éviter une longue discussion stérile qui gruge du temps.

Offrez des solutions : Si cette conférence à préparer et à présenter ne peut trouver place dans votre agenda au cours des prochaines semaines, offrez une alternative à votre interlocuteur si cela est possible. Peut-être qu’un de vos collègues pourrait se charger de cette conférence ou si votre interlocuteur peut attendre et que ce projet vous intéresse, vous pourriez examiner la possibilité que cette formation ait lieu un peu plus tard, quand votre agenda sera moins rempli.

Une meilleure gestion de notre temps, de notre agenda et de nos obligations professionnelles permet de limiter les risques de faire l’objet d’une poursuite en responsabilité professionnelle.

Il est primordial de savoir dire « non » à certaines demandes qui nous sont adressées afin de se concentrer sur notre travail actuel et d’éviter de surcharger nos journées, soirées, voire fins de semaine. Tel que l’indiquait Steve Jobs « Se concentrer, c’est dire non. » Ainsi, avant de répondre à une demande, prenez le temps d’y réfléchir, de peser le pour et le contre et si votre cour est pleine, n’hésitez pas à dire « non ».

Références :

Merrilyn Astin Tarlton, « How to Say “No” When “No” Is What You Want to Say, Attorney at Work, You at work, 28 mai 2022, dernière mise à jour 23 juin 2022.

https://www.attorneyatwork.com/how-to-say-no/

Joseph Grenny, “How to Say “No” at Work Without Making Enemies”, Harvard Business Review, Managing Conflicts, 5 août 2019. https://hbr.org/2019/08/how-to-say-no-at-work-without-making-enemies

Melody Wilding, “How to Say “No” After Saying “Yes””, Harvard Business Review, Difficult Conversations, 20 septembre 2021. https://hbr.org/2021/09/how-to-say-no-after-saying-yes