Marika : Demeurez productif en télétravail

Cela implique de régler votre cadran et de maintenir vos habitudes matinales comme si vous alliez au bureau. Certains vont même jusqu’à simuler un temps de voyagement en prenant une marche avant de débuter leur journée. Une routine matinale permet de vous préparer mentalement à amorcer le travail.

Maintenez dans la mesure du possible votre horaire usuel de travail. Si cela s’avère impossible, tentez, à tout le moins, d’avoir une certaine routine et structure dans votre horaire. Dans ce contexte, informez vos clients et vos collègues tout en les rassurant quant à votre disponibilité. Également, indiquez-leur les meilleurs moments ainsi que la façon la plus simple de vous joindre.

Par ailleurs, dans son article paru dans le Harvard Business Review et intitulé How to Stay Focused When You’re Working from Home, Elizabeth Grace Saunders, coach en gestion de temps, fondateur de Real Life E Time Coaching & Speaking et auteur des livres How to Invest Your Time Like Money et Divine Time Management, suggère de clarifier ce qui est acceptable de faire durant vos « heures de bureau » de ce qui ne l’est pas. Pour vous aider, posez-vous la question suivante : « Si j’étais au travail, est-ce que je ferais cette tâche durant la journée »? Si la réponse est non, faites cette activité avant ou après votre journée de travail.

D’une part, cela permet de créer une frontière entre le travail et la vie personnelle, d’autre part, un tel endroit favorise le respect du secret professionnel en limitant l’accès aux documents ou conversations confidentiels. 

Également, saviez-vous que la manière dont vous aménagez votre environnement de travail influence vos comportements et peut favoriser le changement de certaines habitudes? C’est ce que suggère l’article What Super Productive People Do Differently écrit par Amantha Imber, fondateur d’une agence de consultants en science comportementale et animateur du Balado How I Work.

À titre d’exemple, si vous procrastinez dans la rédaction d’une opinion, pourquoi ne pas terminer votre journée en laissant sur votre bureau le dossier dans lequel vous repoussez cette tâche? Le lendemain, la première chose que vous verrez est votre dossier pour lequel une opinion doit être transmise au client. Cela facilitera l’amorce du travail.

Privilégiez une planification hebdomadaire par opposition à une planification journalière. Une telle planification permet de prendre connaissance suffisamment à l’avance de vos échéances afin d’effectuer le travail sans stress. Par opposition, une planification journalière vous amène à ne vous consacrer qu’aux urgences (téléphones, courriels) et aux crises. Dans une telle situation, un délai peut vous échapper.

Dans le cadre de votre planification, n’oubliez pas de prévoir des créneaux de travail sans interruption pour les tâches complexes qui demandent de la concentration. Indiquez à vos collègues et votre adjointe les périodes de la semaine où vous souhaitez ne pas être dérangé.

Il s’agit de fixer des périodes dans vos journées pour effectuer ces tâches. Par exemple, vous pourriez décider de répondre à vos appels et à vos courriels trois fois par jour (Ex. : début de la journée, avant l’heure du dîner et en fin de journée). L’objectif est de conserver dans votre journée des créneaux de travail sans interruption. 

La même logique pourrait s’appliquer aux réunions virtuelles. Selon une étude de l’Université de l’État de l’Ohio, les heures de travail précédant une réunion seraient moins productives. Plus particulièrement, une personne qui doit participer à une réunion dans une heure ou deux effectue 22 % moins de travail que si elle n’avait aucune réunion. En effet, la personne réfléchira à ce qu’elle dira lors de la réunion ou peaufinera sa présentation. Il est difficile de se concentrer (expérimenter un état de flow) sur une autre tâche que la réunion lorsque vous savez que vous serez interrompu dans les prochaines minutes.

Ainsi, si cela est possible et afin de gagner en productivité, vous pourriez regrouper vos réunions virtuelles dans trois journées de la semaine (Ex. : lundi, mercredi et vendredi) ou fixer ces dernières le matin et laisser vos après-midis libres pour le travail individuel.

N’hésitez pas à utiliser la technologie afin de faciliter la gestion des délais, des rappels et des périodes destinées au travail collaboratif. Plusieurs boîtes de messagerie courriel possèdent des applications permettant de gérer ces éléments. Pensons notamment à To Do dans Outlook et aux applications telles que Teams et Microsoft Viva.

Dans le contexte de pandémie actuelle, vous n’êtes probablement pas la seule personne à travailler à la maison. Tout comme pour vos collègues et clients, indiquez clairement aux autres occupants de la maisonnée, votre horaire de travail (Ex. : 8 h à 17 h), les moments de la journée où vous êtes disponible (Ex. : sur l’heure du lunch) ainsi que ceux où vous ne devez absolument pas être interrompu (Ex. : audition virtuelle avec un juge).

Tout d’abord, les périodes de repos sont nécessaires pour favoriser la créativité ou la résolution de problèmes complexes. Par ailleurs, bien que vous travailliez à la maison, les vacances sont une occasion de « recharger vos batteries » et revenir au travail frais et dispos. Quant à l’exercice physique, il influence positivement sur votre performance au travail. Aussi, prévoyez à votre agenda des périodes pour ces moments.