Mesures préventives lors de l’impartition de services juridiques

1er octobre 2021

Dans un monde compétitif où les clients sont de plus en plus exigeants, certains cabinets d’avocats voient l’impartition comme un moyen d’offrir aux clients des services juridiques à moindres coûts. Elle permet également aux avocats d’alléger leur charge de travail et de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée pour les clients. Mais attention : l’impartition n’est pas sans risques!

Plusieurs avocats ne réalisent pas que leur responsabilité professionnelle peut être engagée pour des fautes commises par le cabinet d’avocats ou la compagnie de services juridiques externe dans l’exécution de leur mandat. Déléguer ne veut pas dire ne plus s’en préoccuper. Aussi, confier un mandat à un cabinet d’avocats ou à une compagnie de services juridiques externe ne vous dégage pas pour autant de votre obligation d’agir avec compétence et diligence envers vos clients.

Cet article présente quelques mesures préventives en lien avec l’impartition de services juridiques.

Qu’est-ce que l’impartition de services juridiques?

Tout d’abord, il importe de définir ce qu’est l’impartition.

Ce concept se résume à transférer l’exécution d’une tâche ou d’une fonction spécifique, précédemment effectuée à l’interne, vers un prestataire de services externe, et ce, pour des raisons d’efficacité et de coûts.[1]

L’impartition se divise en deux catégories : l’impartition de tâches administratives et l’impartition de services juridiques.

Les exemples d’impartition de tâches administratives sont nombreux : Confier à une compagnie externe la gestion de la paie et de la comptabilité, recourir à des services de messagerie ou de photocopie ainsi que mandater une firme de TI pour la maintenance et la réparation de son parc informatique, etc.

Pour ce qui est de l’impartition de services juridiques, elle se manifeste dans plusieurs situations : Retenir les services d’un avocat contractuel pour vous aider lors d’une surcharge de travail, mandater un avocat étranger pour vous aider dans l’exécution d’une partie d’un mandat à l’étranger, obtenir des services parajuridiques en l’absence d’un technicien juridique à temps plein au sein de votre cabinet.

Tel que mentionné précédemment, nous nous limiterons toutefois aux mesures préventives en lien avec l’impartition de services juridiques.

Mesures préventives

• Dans la mesure du possible, laissez le client mandater lui-même l’avocat ou la compagnie de services juridiques externe : Tout avocat veut offrir un service de qualité clés en main à son client. Par exemple, il peut être tentant d’offrir à ce dernier de trouver l’avocat étranger qui s’occupera de la portion hors Québec et même de confirmer la gestion de l’ensemble du dossier, incluant la portion à l’étranger.

Cependant, en agissant de la sorte, vous demeurez responsable envers votre client des agissements de l’avocat externe. Aussi, résistez à la tentation et laissez le client mandater cet avocat. Ce faisant, vous réduirez les risques d’être poursuivi en responsabilité pour la faute commise par ce dernier, le cas échéant.

À défaut de suivre cette mesure préventive :

• Obtenez le consentement écrit de votre client avant de déléguer une partie du mandat à l’externe;

• Confirmez par écrit l’étendue du mandat confié au cabinet d’avocats ou à la compagnie de services juridiques externe;

• Confirmez également par écrit l’étendue et les limites de votre propre mandat. À titre d’exemple, dans un dossier impliquant l’interprétation du droit d’un pays étranger, spécifiez dans la lettre-mandat que vos conseils et vos opinions se limitent au droit québécois uniquement;

• Visitez les bureaux du cabinet d’avocats ou de la compagnie de services juridiques externe avant de leur confier des mandats;

• De même, renseignez-vous sur le cabinet d’avocats ou la compagnie de services juridiques. Obtenez des recommandations d’avocats ayant déjà travaillé avec ce cabinet ou cette compagnie;

• Créez un lien de confiance en essayant d’établir une relation de travail récurrente avec le même technicien juridique, parajuriste ou avocat. Cela permet d’établir avec une plus grande acuité les forces et les faiblesses de vos collaborateurs. Également, ces derniers auront une meilleure connaissance de vos attentes en matière de qualité du travail effectué;

• Vérifiez que l’avocat ou le personnel de soutien responsable de l’exécution du mandat possède :

- les compétences,

- les habiletés, et

- le temps nécessaire

       pour mener à terme le mandat;

• Vérifiez l’absence de conflit d’intérêts empêchant le cabinet d’avocats ou la compagnie de services juridiques externe d’exécuter le mandat;

• Vérifiez que les procédures, les processus et les logiciels du cabinet d’avocats ou de la compagnie de services juridiques externe permettent d’assurer la confidentialité des informations transmises et le respect du secret professionnel;

• Enfin, obtenez une preuve d’assurance responsabilité professionnelle suffisante lorsque vous mandatez un avocat d’une autre juridiction.

L’impartition de services juridiques comporte des bénéfices mutuels pour les avocats et leurs clients. Cela dit, malgré la popularité grandissante de l’impartition, il importe de demeurer vigilant et de mettre en place des mesures préventives pour limiter les risques de réclamations en responsabilité professionnelle à la suite de lacunes dans le processus de délégation. N’oubliez pas que vous demeurez le seul et unique responsable du dossier aux yeux de votre client!

Références : 

Arthur Greene, Un petit cabinet peut-il envisager l’externalisation de services, dans EnPratique de l’ABC, 24 juin 2014, en ligne : https://www.cba.org/Publications-Resources/CBA-Practice-Link/solo/2014/Outsourcing-Is-it-Right-for-Your-Small-Firm?lang=fr-ca.

Jeremy Hainsworth,  “Legal process outsourcing requires precautions” dans The Lawyers Weekly, 28 septembre 2012, en ligne : Legal process outsourcing requires precautions.pdf

William E. Gericke et Thomas G Wilkinson, “Ethical Implications When Outsourcing Legal Work” dans Law Practice Today, 13 novembre 2020, en ligne : https://www.lawpracticetoday.org/article/ethical-implications-when-outsourcing-legal-work/.

[1] William E. Gericke et Thomas G. Wilkinson, “Ethical Implications When Outsourcing Legal Work” dans Law Practice Today, 13 novembre 2020, en ligne : https://www.lawpracticetoday.org/article/ethical-implications-when-outsourcing-legal-work/?utm_source=Nov20&utm_medium=email&utm_campaign=Nov20LPTemail.